背景

業務規程は定義されているものの、標準の業務遂行手順が定義されておらず、各プロジェクトマネージャーが個々のやり方で業務を遂行していたが、大枠では一致するもののやり方が統一されていないためリスクマネジメントができず、社内でリスク対策がうまくできていない経緯があり、業務の標準化はを企画することとなった。

適用業務

プラント建設見積工程

選定理由

・フローチャートやドキュメントを簡単に作成でき、共有できる機能
・情報を部品化でき、自由に組み合わせられる柔軟性
・簡単な手順で目的を達成でき、使用が負担にならない持続性

利用状況

iGrafx Platfom
 Architecture 5lc
 Designer 5lc
 Collaborator 0lc
 Viewer 20lc

実現方法

テンプレートを参考に業務の標準形を定義し、自社の業務規程に沿って業務の目的や業務ごとの責任者、成果物を可視化した。
グループ会社にも適用するため業務の部品化を行い、グループ会社の実業務に即して定義された標準業務や個社ごとの業務を組み合わせることで柔軟な対応を実現した。

iGrafxに情報を登録することで、標準業務の定義と共有が実現できた。iGrafxではフローチャートから業務規定文書を出力できるため、既存の業務規定文書も一元管理することが実現できた。これまではプロジェクトマネージャーは大量の業務規定書を読み込まなければならず、またメンテナンスにも非常に苦労していたが、iGrafx化することで部品化・図解化されたことでこれらの苦労が改善された。
iGrafxのレポート機能で工程責任者が管理すべき成果物を一覧化できるので業務管理にも役立っている。
また、iGrafxには言語設定に応じた表示言語切り替え機能や用語の辞書登録(用語の意味を登録できる)があるため、言語を問わず社内の基礎資料として整備することができた。

現在はフローチャートに記載した工程が遂行されているかを管理する機能を追加し、進捗管理も行っている。

業務可視化・改善ツール BPR+

フローチャートの特長である「視覚的なわかりやすさ」と、業務の詳細情報(手順、システム、帳票、規定等)の可視化を両立します。
また、フローチャート及び各種一覧表の作成・修正における高い生産性は、円滑なプロジェクトの推進に大きく貢献します。
※RPA対象業務の選定と進捗状況の管理を支援するオプションあり

コラボレーションシステム iGrafx Platform

iGrafxでドキュメント化した企業プロセスナレッジをWEBブラウザやタブレットで社内公開することができます。
規程文書や通達等のドキュメントも含めて管理、公開、共有する環境を構築することで、継続的なビジネスプロセスマネジメントを支援します。

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