背景・ねらい

・以前は、ExcelやPowerPoint、Visioでフロー図を作成していたが、メンテナンス性など作業効率が悪かった
・EAなどはオーバスペック、高価すぎる
・テキストだけによる業務の記述は、理解が遅く、記載漏れなども発生しやすい
・テキストだけによる業務の記述は、前処理・後処理との関係性がわかりにくい

適用業務

・メディカル事業におけるISO 13485(医療機器の品質保証のための国際標準規格)を基本にした業務管理システムを運用
・ISO 13485では、文書化された業務手順の明記が要求され、その文書作成(フロー図作成)にiGrafxを利用
・全般の業務が文書化の対象(広範囲にわたる)
・iGrafxでフロー図化が完了しているのは、現状、業務全体の1割程度

選定理由

・WordやExcelのように手軽に使えるので、省力化、迅速化に期待
・社内で標準的に使える
・サポートや動作環境の保証が継続的に受けられる(フリーソフトは社内標準ツールとしては不適切)
・サポート体制(マニュアル、導入トレーニング)が整っていた
・業務記述書との連携も可能

利用状況

導入ライセンス数:16
導入時期:2015年

・フロー図を作成・修正するためにiGrafxを利用
・BPR+により、各タスクの中に業務内容の詳細を記載
・利用メリットが伝わりやすく、徐々に利用者や利用拠点を拡大
・必ずしもフロー図化する必要はないが、わかりやすく記載するために利用
・フロー図は、複雑で大規模なモノとなることが多い
・ヒアリングをしながら、フロー図を作成・修正することも多い
・業務改善のためのコミュニケーションツールとしてフロー図を有効活用

導入効果

・フロー図を作成する作業効率が大幅に向上
・複雑で大きなフロー図になればなるほど、導入効果(作業効率向上)は大きい
・短時間で業務フローの可視化が可能
・ヒアリングをしながらその場でフロー図を作成でき、業務担当者とフロー図作成者が共通理解を深めることができる(誤解や漏れ、あいまいさが発生しにくい)
・業務担当者へのヒアリング時間の短縮
・業務改善前後の比較や検証がしやすい(フロー図により容易に理解できる)

評価

・サン・プラニング・システムズの営業担当者やエンジニアの対応を高く評価
・互いの強みを活かし、知見を深め、Win-Win関係を継続していくことを希望(ISO 90001のテンプレート化)

今後の予定

・さらにフロー図化を進める(残り約9割)

業務可視化・改善ツール BPR+

フローチャートの特長である「視覚的なわかりやすさ」と、業務の詳細情報(手順、システム、帳票、規定等)の可視化を両立します。
また、フローチャート及び各種一覧表の作成・修正における高い生産性は、円滑なプロジェクトの推進に大きく貢献します。
※RPA対象業務の選定と進捗状況の管理を支援するオプションあり

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