背景・ねらい

基幹システム刷新のための業務棚卸、および可視化
・次世代ITシステム(主にERPがターゲット)設計の前準備として、業務プロセス改革(棚卸と可視化による把握、シンプル化、効率化)に取り組む
・組織が大きく各事業分野も異なるため、部分最適化が定着
・複雑かつ個別最適のままでは、システムが複雑化してしまうことを懸念
・システムの最適化を図るためにも、各業務のシンプル化と効率化は必須
・現段階では、定型業務に関する業務改善のための可視化をメインにiGrafxを利用
・可視化した情報をシステム導入部門へとエスカレーションする方法などは、順次検討
・部分最適化が定着しているため、現場からは煙たがられる可能性もあったが、働き方改革までも視野に入れ、トップダウンでプロジェクトの体制づくりを実施

適用業務

・法人営業部門、パートナービジネス部門、企画・マーケティング部門、サービス部門など12のワーキンググループを設け、業務の棚卸、業務可視化、改善ポイントの洗い出しにiGrafxを活用
・対象となる組織は約1万人規模(ただし、全業務が対象となっているわけではない)
・126の定型業務において実施
・短期的に他の業務での利用もあり

選定理由

・業務を把握するためには可視化が必須
・これまではExcel、PowerPoint、Visioなどが各部署でバラバラに利用されていた
・同じ物差しで可視化・把握するため、業務フロー図が容易に作図できるツールの導入を検討
・SPSのセミナーで機能を把握し、本格的な導入の検討開始
・フロー図の書きやすさを高く評価(生産性が高い)
・BPR+により課題管理が容易にできる機能を高く評価

利用状況

導入ライセンス数:最大60

・業務のヒアリング時に、その場でフローチャートを作成。
・ヒアリング対象者とフロー図を確認しながら、課題ポイント(困りごと)を記載
・リアルタイムで課題管理表を出力して課題を整理し、iGrafxへと反映
・課題の要因を深掘りし、「真因」を明らかにし、改善案(業務の見直し)を策定
・別途、改善前後の業務イメージを作図(PowerPointなどにて作成)して、別途イントラ上にて共有(周知)

導入効果

・業務担当者に話を聞きながらその場でフロー図を作成・修正できるので、誤解や認識違い、あいまいさを最小限にとどめ、精度の高い業務ヒアリングがスムーズかつ短時間に実施できる
・課題をフロー図に落とし込み、その場で課題管理表の作成が可能なので、課題の優先順位付けや改善ポイントの把握・共有がスムーズにできる
・ツールの導入や操作方法の把握に手間や時間が取られない
・特定の作業者に属人化しない

今後の予定

・ワーキンググループにおける活動はほぼ完了
・ワーキンググループにおける活動をソリューションとして提供も検討
・RPAの導入に必要な定型業務の可視化も視野にさらなる活用を検討中
・他部門でも導入を検討中

業務可視化・改善ツール BPR+

フローチャートの特長である「視覚的なわかりやすさ」と、業務の詳細情報(手順、システム、帳票、規定等)の可視化を両立します。
また、フローチャート及び各種一覧表の作成・修正における高い生産性は、円滑なプロジェクトの推進に大きく貢献します。
※RPA対象業務の選定と進捗状況の管理を支援するオプションあり

業務棚卸・分析サービス

業務全体の見取り図となる”業務一覧表”を抜け漏れなく作成します。

・プロジェクトの目的に沿って業務を体系化します
・業務調査により、現場の業務を手早く集約、取りまとめます
・簡易分析を行い、可視化対象業務の選定を支援

業務プロセス可視化サービス

可視化ツールを駆使し専門の可視化スタッフが短期間で業務プロセスを可視化します。

・ヒアリングに基づき集中的に業務フローを作成
・レビューや修正にもすばやく対応し、精度を高めます

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