背景

・これまでもフロー図はあったが積極的な活用にはいたっていなかった
・担当者が移動したり、退職をしたりする際の引き継ぎがスムーズにいかないこともあった
・委託元企業や会計事務所などとの連携、社内業務処理の流れを、Excelにて業務フロー図を作成
・Excelでの作業は負担が大きかった
・可視化と標準化により、業務の効率化と正確性、非属人化をめざす
・鈴与グループの中期経営計画の一環として、外部コンサルなどの意見も取り入れ、業務改善の一環として可視化プロジェクトをスモールスタート

適用業務

・業務の可視化と標準化をめざす社内プロジェクトの一環の中で導入・利用
・グループ会社から請け負う会計処理業務の可視化と標準化をめざす
(ex固定資産の取得業務、同売却業務)

選定理由

・当初の目的は、単にフロー図を書くこと
・BPR+の機能を知り、付加価値を生み出すことができると気づく
・標準化という部分での利用価値が高いと評価
・チェックリストや関連ドキュメントのリンクを記載することで、業務の標準化を実現し、属人化を防ぐことができると期待
・プラットフォームとしての活用に期待
・Questetra BPM Suiteと比較(ワークフロー的な要素が強く目的とは一致しないと判断)

利用状況

導入ライセンス数:3
利用人数:6~7名
導入時期:2017年

・業務フロー図の作成
・フロー図に、各業務に必要なチェックリストなど業務内容を記載
・フロー図に関連ドキュメントへのリンクを設定
・フロー図はPDF化して共有
・関連する業務(PDF)にリンクを設定
・現状6業務を作成中、2業務が完成(共有)

導入効果

・フロー図を見て、チェックリストなどを確認しながら、正確かつ迷うことなく業務を進められる
・担当者が自己学習(習得)も可能
・担当者による業務のブレや品質の違いを最小限に抑える道筋として期待(非属人化)
・フロー図から、詳細な記述のあるマニュアルを迅速に探すことができる
・ノウハウ(暗黙知)を形式知として蓄積できる
・将来的に自社のみならずグループ全体の効率化やスピードアップ、コストダウンにつながることにも期待

評価

機能
・線をつなげやすい、修正しやすい
・図形がきれいに並んでくれるので、見やすいフロー図を簡単に作図できる
・パレット機能で図形を共有できるので、共同作業に有用

サポート
・こまめに連絡をしてくれたので助かった
・使い方の提案やアドバイスが的確だった

今後の予定

・まずは30業務の作成(可視化、共有)をめざす
・他部署への横展開も検討
・Excelで作成してきたフロー図をiGrafxに移行したい
・委託元会社や会計事務所との業務可視化・標準化への活用をめざす
・RPAへの取り組みの一環としても利用を検討していきたい

業務可視化・改善ツール BPR+

フローチャートの特長である「視覚的なわかりやすさ」と、業務の詳細情報(手順、システム、帳票、規定等)の可視化を両立します。
また、フローチャート及び各種一覧表の作成・修正における高い生産性は、円滑なプロジェクトの推進に大きく貢献します。
※RPA対象業務の選定と進捗状況の管理を支援するオプションあり

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