背景・ねらい

背景
・(業務の可視化がなされておらず)、各部署のマネジメント層(管理職など)においても正確な業務手順の把握・統制がなされていなかった
・会計パッケージソフトから本格ERP(SAP)へと刷新プロジェクトを進行中
・ERPの仕様策定やフィットアンドギャップ分析のために、業務の棚卸を兼ねた可視化が必須だった

業務可視化のねらい
・間接費(無駄な作業)削減による経営体質改善・強化
・業務の正確な把握(可視化)による内部統制の強化とコンプライアンスの推進
・働き方改革推進への取り組みの一環

適用業務

・ERP導入(SAP)のための業務の棚卸と可視化
・業務改善・統制などを目的とした業務の可視化
・可視化したドキュメントを社内向けのトレーニングマニュアルとしても活用

選定理由

・ExcelやPowerPointでは、フロー図の作成・修正に工数がかかり、業務記述書との連携も難しい
・iGrafxを過去(別会社)にて利用(J-SOX対応にて利用)した経験から、 業務の可視化(ドキュメント作成)業務の負荷軽減、省力化、迅速化に期待
・フロー図作成・修正における使い勝手の良さを高く評価
・フロー図と業務記述書の連携が容易
・導入検討時は、競合検討製品は無し

利用状況

導入ライセンス数:4
導入時期:2017年

・管理本部にて、業務フロー図の作成や業務記述書と連携(シンクロ)に利用
・現状、可視化している業務は、経理部門や工場の在庫管理担当向けの業務が多い
・100%厳密なドキュメントを作成するのではなく、主となる業務手順や統制のポイントを記載(非上場のため、SOX法等に準拠した記載は不要)
・作成したドキュメント(フロー図等)は、PDFに変換して閲覧・共有(国内、ドイツ本社)

導入効果

業務可視化
・業務手順を正確に把握できるようになった
・非効率な業務やローカルルール、担当業務の前後の流れなどが容易に把握できるようになり、業務改善ポイントが明確になった
・無駄を省き、さらなる効率化や正確さを追究するきっかけとなった
・どこで、何をすればいいのか、何を改善すればいいのかを容易に把握(気付き)できるようになり、現場とマネジメント層が共通言語(フロー図)で話ができるようになったことで、業務の改善や効率化に対する積極的な取り組みがなされるようになってきた(マインドの変化)
・iGrafxの活用により、大がかりな工数とコストをかけず、業務可視化(による成果を)を実現できた

ERP導入
・作成したドキュメントは、ドイツ本社のビジネスプロセスアナリストやシステム導入担当者に業務を説明する資料(英訳)として活用
・文書で説明するよりも、相手側の理解度が早く、説明や議論もスムーズにできる

評価

・サン・プラニング・システムズによる導入支援サポート(コンサル、トレーニング)やテンプレートを活用することで、導入時の利用促進を図り、ドキュメントの品質の均一化とボトムアップを図ることができ、短期的な成果の実現にもつながった
・豊富な経験やノウハウに基づいた、利用促進に関するサン・プラニング・システムズからの提案力・サポート体制を高く評価

今後の予定

・PDFへの変換作業の削減と利用(閲覧・共有)の促進を図るため、ドキュメントのリアルタイム共有環境(セントラルマニュアル)としての活用も検討
・わかりやすいフロー図を容易に作成できるため、ほかの部署や業務からも利用したいという声は上がってきており、幅広い活動や業務に活用(適用)していきたい

業務可視化・改善ツール BPR+

フローチャートの特長である「視覚的なわかりやすさ」と、業務の詳細情報(手順、システム、帳票、規定等)の可視化を両立します。
また、フローチャート及び各種一覧表の作成・修正における高い生産性は、円滑なプロジェクトの推進に大きく貢献します。
※RPA対象業務の選定と進捗状況の管理を支援するオプションあり

業務プロセス可視化サービス

可視化ツールを駆使し専門の可視化スタッフが短期間で業務プロセスを可視化します。

・ヒアリングに基づき集中的に業務フローを作成
・レビューや修正にもすばやく対応し、精度を高めます

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