背景

事務手続きの標準化やミス削減のため、辿るだけで業務を遂行でき、且つ必要な情報がすばやく入手できるソリューションを探していた。

適用業務

事務作業全般

選定理由

・フローチャートやドキュメントを簡単に作成でき、共有できるところ
・表現に自由度があり、使用者にとってわかりやすい表現ができるところ
・充実した履歴管理機能、フローチャートの変更箇所が比較できるところ

利用状況

iGrafx Platfom
 Architecture 0lc
 Designer 20lc
 Collaborator 100lc
 Viewer 0lc

実現方法

業務の流れをフローチャート形式で作成し、業務の関連性や使用する帳票、関連する規程や注意すべきポイントを可視化した。
現場で使用している手順書や社内規定をフローチャートからリンクして呼び出せるようにし、iGrafxに格納した。
業務分類を階層的に図示したメニューを作成し、閲覧者はボタンを押下するだけで簡単に目的の業務にアクセスできるようにした。

社内ポータルサイトからiGrafxを呼び出せるようにしており、担当者は必要なフローチャートを参照しながら業務を行うことができる。
フローチャートには作業ごとに参照すべき手順や規程、使用する帳票フォーマットが紐付けられているため、業務の流れを辿りながら必要な情報を参照して作業を行うことができる。
これにより手順の標準化と管理が実現でき、事務ミスを大幅に減らすことができた。

導入当初はわかりやすいマニュアルとしての評価だったが、近年では教育資料としての評価が高い。図解で表示されていることと、流れを辿るだけで業務が遂行できるという特徴が人材流動性の高い近年の労働環境において、人材の早期稼動という効果を発揮している。

業務可視化・改善ツール BPR+

フローチャートの特長である「視覚的なわかりやすさ」と、業務の詳細情報(手順、システム、帳票、規定等)の可視化を両立します。
また、フローチャート及び各種一覧表の作成・修正における高い生産性は、円滑なプロジェクトの推進に大きく貢献します。
※RPA対象業務の選定と進捗状況の管理を支援するオプションあり

コラボレーションシステム iGrafx Platform

iGrafxでドキュメント化した企業プロセスナレッジをWEBブラウザやタブレットで社内公開することができます。
規程文書や通達等のドキュメントも含めて管理、公開、共有する環境を構築することで、継続的なビジネスプロセスマネジメントを支援します。

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