///業務プロセス可視化ツール BPR+ 機能詳細
業務プロセス可視化ツール BPR+ 機能詳細2017-03-27T11:02:08+00:00

業務プロセス可視化ツール「BPR+」 機能詳細

「BPR+」 – 作図機能

あっという間にフローが書ける誰でもかんたん、直感操作

BPR+なら直感的に操作ができるので、誰でも簡単に手早くフローチャートを書くことができます。
特にフローチャートの修正は作業効率が格段に向上します。

作業のリズムを止めないスムーズな操作設計

図形の挿入・削除時も接続線が自動で引き直される

よくある手間のかかる作業として、接続された図形の間に図形を1つ挿入したい場合や、逆に図形を1つ削除したい場合には、接続線の削除や引き直しといった作業が発生します。

BPR+ (iGrafx) なら、接続線上に図形を配置するだけで、自動的に接続線が引き直されます。また、図形を削除した場合にも、本来ならば分断されてしまう接続線が自動的に正しい形に引き直されるので、直感的に操作をしながら、効率的に作業を進めることができます。

連続配置モードで一気に作図

はじめから業務フローチャートの全体像を把握している場合は「連続配置モード」が有効です。図形の配置に特化したこの機能を使うことで、クリックするごとに図形が配置されるので、圧倒的な早さで業務フローチャートを書くことができます。

業務フローチャート作成に集中できる

サイズ調整も不要「無限大の作業スペース」

一般的な製品の場合、1ページ内に抑えるといった描画エリアの制限があるため、残りのスペースを気にしながら業務フローチャートを書かなければなりませんでした。
BPR+ (iGrafx) なら無限大の作業スペースで、余計なことは気にせずに業務フローチャートの作成に集中して作業することができます。

迷いがちな図形の選定は後で「一括置換」

どの図形が適しているか考える時間、配置する図形を選ぶ時間、テンプレートから図形をコピーする時間はどれも作業効率を落とす原因になります。BPR+ (iGrafx) なら図形の一括置換ができるので、これらの時間のかかる作業はすべて後回しにできます。
最初は業務の洗い出しに集中して1種類の図形で書きあげます。その後、変換したい図形を複数選択し、一括で置換することで効率的に業務フローチャートの可視化を行うことができます。

部門(スイムレーン)も自動で調整

図形配置場所に応じて部門を幅を自動調整

「図形を並べたいが、部門幅が狭いのでサイズ調整しなくては・・・」といった面倒な作業が要りません。BPR+ (iGrafx) なら、部門の狭いスペースに図形したとき、逆に図形を削除して余計なスペースが発生しそうなとき、どちらの場合でも部門の幅は図形の配置状況に応じて自動的に調整されます。

図形も一緒に部門の場所を変更できる

一般的なオフィス製品の場合、部門と図形は別々に管理されているので、部門の場所を変えた場合には全体のレイアウトが壊れてしまいます。
BPR+ (iGrafx) なら、部門と図形はセットで管理されているので、部門を移動させた場合に図形も一緒に移動されます。レイアウトを再構成するほどの必要はなく、ほとんどが接続線の微修正程度におさまり、修正作業にかかる手間ヒマを大きく削減することができます。

BPMN図形からオリジナル図形まで自由に使える

用途を選ばない3,900種以上の図形ギャラリー

BPR+(iGrafx)は業種別に合計3,900種以上のクリップアートを搭載しています。また、BPMN2.0に対応したBPMN図形集も搭載されています。

オリジナルの図形も作成できる

BPR+(iGrafx)なら、既に登録済みの図形の書式を変更することにより、オリジナルの図形を作成することができます。また、画像ファイルを読み込んで図形として登録することもできます。これにより、自社に即したフォーマットや色遣いでの作図が可能になります。既存の文書を移行してBPR+(iGrafx)に移行して利用する場合でも、ほぼそのままの見た目を維持することができます。

オリジナルの図形セットも登録できる

BPR+(iGrafx)は、よく使う図形をまとめてオリジナルの図形セットとして登録することができます。これにより、使用する図形が複数の図形パレットに分散している場合でも、図形パレットを切り替えずに作業を続けることができます。

「BPR+」 – 詳細情報の可視化機能

詳細手順や使用帳票・システム、現状の問題までしっかり可視化

BPR+は単に業務の流れを絵にするだけではなく、各作業毎に具体的な手順や使用帳票・システム、
更には現在発生している業務上の問題を可視化する機能も備えています。これらの情報は一覧表として
出力・取込が出来、業務課前検討やシステム要件定義等の様々な目的に活用することができます。

業務詳細の記述

業務フローの一つ一つの作業に対して業務内容の詳細を記述できます。入力欄には業務内容の他に、本業務に関係する規程・要領、使用帳票、システム名等を入力する欄がありますので、各項目に整理して記述できます。イレギュラー処理や個別対応処理などは記述に書き残せることで全てをフローチャートとして表現する必要がなくなり、結果として標準形プロセスがフローとして表現される効果があります。

記述した内容は、Excelに業務記述書として出力できます。業務フローで概要を把握し、処理の詳細を業務記述書で確認するといった利用ができます。

出力帳票のサンプルを見る

確認ポイントの記述

ミスがあった場合に多大な影響を及ぼす業務についてはポイント図形を配置します。ポイント図形が配置されていることにより、どの業務が重要なのか業務フロー上ひと目で分かるようになります。入力欄では、業務処理上特に注意すべき業務や、照合・精査時の確認すべき事項等の詳細を記述できます。

ポイント図形の内容は作業内容の一覧表の右側に出力されますので、作業内容と共に注意点も確認できます。

出力帳票のサンプルを見る

問題・課題の記述

ミスが多い業務や手間が掛かっている非効率な業務など、改善すべき業務処理については問題図形を配置してどこに問題があるかを業務フロー上に明示することができます。入力欄として問題の詳細、あるべき姿、改善案といった改善案検討の基本項目が用意されていますので、項目に沿って検討を進めることができます。

入力した内容はどの業務でどのような問題があるかを整理した問題管理表を出力できますので、複数の関係者で問題の共有や改善案検討を行なうことができます。

着手中や改善完了などの進捗状況は、状況に合わせて図形の色が変わりますので、業務フローを共有している関係者へも状況を共有することができます。

出力帳票のサンプルを見る

リスクコントロール評価

内部統制におけるリスクとコントロールを表現できます。作図した業務フローに対してリスクの認識と統制手続きの識別を行ない、リスクとコントロールに関する必要情報を記述できます。内部統制報告制度(JSOX)対象外の企業においても自社の統制環境の整備状況を把握し整備していくことが強く求められる状況下において、作図した業務フローにリスク・コントロールも統合管理することができ、リスクとコントロールの関係表(リスクコントロールマトリクス)も自動生成できるメリットがあります。

出力帳票のサンプルを見る

「BPR+」 – EX:フローチャートの価値を高める機能

フロー同士や業務に関連する文書・システムをリンクさせて更に使える業務フローに

詳細情報の表示で業務フローの分かりやすさと詳しさを両立

分かりやすさと詳しさの両立とは

フローチャート部分で業務の流れを把握し、必要に応じて詳細手順などの情報をすぐに確認できます。「BPR+」は詳細情報の表示/非表示を簡単に切り替えたり、表示場所を変えることも簡単にできます。「BPR+」なら、フローチャートの可読性を妨げないように詳細情報を表示させることで、業務フローをベースにした業務マニュアル等に転用できます。

業務フローマニュアルについての解説記事はこちら

→ 【分かりやすい業務マニュアル】業務フローマニュアルとは?

→ 【3つのステップで簡単!】業務フローマニュアルの作り方

会議や情報共有の促進にも有効

業務フロー上に詳細情報が表示されていることで、特定のポイントについて議論する際にすぐに詳細がわかるので、実施内容の確認等で議論が止まりません。また、議論された内容は問題図形、ポイント図形、リスク図形などを使用して業務フロー上に残しておくことも簡単です。「BPR+」は詳細情報まで含めた業務フローの作成・修正が効率良く出来、それは単にデスクで作業するときだけでなく、会議の場でも非常に有効です。

また、PDF化したり、印刷して共有する際にも業務フローだけで詳細情報まで共有できるので、管理上も非常に楽です。

フローチャートの価値を何倍にも高めるリンク機能

フローチャートの階層化

BPR+(iGrafx)なら、フローチャートとして業務可視化の対象業務を整理した業務階層図を作成できます。リンク機能により、業務を表した各図形から業務フローチャートにリンク付けすることで、業務体系が俯瞰でき、かつ必要に応じてそれぞれの業務フローチャートを呼び出すことができるようになります。また、この業務階層図から業務一覧表を自動作成することができます。すでに業務一覧がある場合には、その情報を読み込んで業務階層図を自動生成することもできます。

外部ファイルのリンクであらゆるファイルが呼び出せる

例えば、図形をダブルクリックでその業務に必要な帳票を呼び出したり、詳細が記載されている規程類を呼び出したり、基幹システムを立ち上げたり、別の業務フローチャートを呼び出したりすることができます。図形1つ1つにこれらのリンクを設定できるので、リッチコンテンツ化させた使える業務マニュアルや業務進行ツールとして活用できます。

フローチャートを共有するのための機能

閲覧・報告用にはPDF出力が便利

作成した業務フローを支店や営業店へ公開したり、関係会社へ提供したい場合には、PDF化機能が便利です。PDF化を行なえば、本ツールをインストールしていない方でも業務フローを参照することができるようになります。PDFで閲覧できるのは業務フローの見た目だけではありません。業務フローに埋め込んだ詳細手続き、確認ポイント、問題、リスク・コントロールといった各種内容も、PDFファイル上で図形上にマウスポインタを当てればポップアップ表示で確認できます。

WEBブラウザ、タブレットでの共有

BPR+で作成した業務フローをiGrafx Platformに格納することで、WEBブラウザやタブレットで共有することができます。WEBブラウザで閲覧する場合でも作業の詳細手続きや、問題・課題の内容は、PDFと同様に図表上にマウスポインタを当てるとポップアップ表示機能により確認できます。

→ iGrafx Platform の情報はこちら

iGrafx Process Central

「BPR+」 – EX:アウトプットサンプル一覧

「BPR+」で作成・出力できるフローチャート及び各種一覧表

業務可視化・改善系サンプル

BPR+アウトプットサンプル:業務体系図

業務体系図
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BPR+アウトプットサンプル:プロセスマップ

プロセスマップ
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BPR+アウトプットサンプル:業務フロー(問題課題あり) 1/2

業務フロー(問題課題あり) 1/2
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BPR+アウトプットサンプル:業務フロー(問題課題あり) 2/2

業務フロー(問題課題あり) 2/2
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BPR+アウトプットサンプル:業務記述書

業務記述書
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BPR+アウトプットサンプル:問題管理表

問題管理表
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BPR+アウトプットサンプル:問題・課題関連表

問題・課題関連表
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BPR+アウトプットサンプル:課題管理表

課題管理表
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リスク・コントロール系サンプル

BPR+アウトプットサンプル:業務フロー(リスク・コントロール) 1/2

業務フロー(リスク・コントロール) 1/2
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BPR+アウトプットサンプル:業務フロー(リスク・コントロール) 2/2

業務フロー(リスク・コントロール) 2/2
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BPR+アウトプットサンプル:業務記述書(リスク・コントロール付)

業務記述書(リスク・コントロール付)
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BPR+アウトプットサンプル:リスクコントロールマトリックス(RCM)

リスクコントロールマトリックス(RCM)
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