FSSC22000の認証を取得しているアピ株式会社本巣工場では、HACCPクリエータを利用して、フローダイアグラム、ハザード分析表、OPRP/CCP管理表を現場責任者が作成・メンテナンスできる環境を実現。HACCPクリエータの導入経緯と効果について話を伺いました。

 

食品メーカーとして、食品安全管理体制強化へ取り組むアピ

–　本巣工場においてFSSC22000認証を取得した理由を教えてください。

食品メーカーとして、製品の安全を継続的に確保するための管理体制を整備・定着させること。そして、それを対外的に説明できるようにすることが、FSSC22000認証を取得した目的です。近年注目されているフードディフェンスへの取り組みへの強化にもつながる活動でもあるので、トップダウンで認証の取得を進めました。

 

また、飲料メーカーや大手流通チェーンでは、サプライチェーン全体で食品安全マネジメントシステムを活用する動きも見られるようになってきましたので、原料サプライヤーとして、そして食品メーカーとして、的確に対応できる体制を構築するという目的もあります。

 

本巣工場及び揖斐川工場において、2012年にFSSC22000の認証を取得しています。

 

大きな負担となっていたフローダイアグラムや関連文書の整合性確保

–　HACCPクリエータを導入した目的を教えてください。

認証を取得した最初の年は、まだHACCPクリエータを導入していなかったので、「フローダイアグラム」、「ハザード分析表」、「OPRP/CCP管理表」という3つのHACCP文書に関して表計算ソフトを使って作成しました。

 

これらの文書を作成する作業は、とても手間と時間がかかる作業で、次年度以降もPDCAサイクルを回し、内容を修正したり、追加し続けなければならないのであれば、担当者を増員するなど、運用体制の見直しを検討せざるを得ないと考えるほどの状況でした。

 

そのため、文書作成・修正作業を効率化する手段としてHACCPクリエータを導入しました。

 

–　初年度、HACCP文書は何人体制で作成したのですか。

各工程の担当者からヒアリングをして、1人で文書作成作業を担当しました。

 

–　初年度は慣れない作業でもあり、それなりに手間もかかると思いますが、次年度以降は既存の文書を修正したり、新規で追加をするにしても数は限られるので、作業負荷は限定されるのでは？

表計算ソフトを使うのであれば、むしろ、新規に作成するよりも修正作業のほうが負担が大きいと感じるほど、作業は面倒なものでした。

 

–　具体的には、どのように面倒な作業なのでしょうか。

整理をすると、次の3点が作業上の問題となっていました。

 

(1) フローダイアグラム作図・修正作業の負荷

表計算ソフトを使って、フローを作図・修正をするのは簡単ではありません。実際に作図をしてみればわかると思いますが、たとえば、工程を増やしたり、削除したりする際、接続線のつなぎ直しなどをするだけでもかなり手間がかかりますし、工程の連番を振り直したりするのにも時間を取られていました。さらに、修正する部分だけでなく、全体のレイアウトの調整を強いられることも多く、単純に時間がかかるだけでなく、精神的にもストレスのかかる作業でした。

 

(2) 整合性の確保が困難

3つのHACCP文書に同じ内容を記載しなければならないので、それだけでも非効率なのですが、さらに3つの文書の整合性を保たなければならないので、時間を取られました。特に、修正時には矛盾や漏れがないかを入念にチェックしながら作業を進めなければなりませんでした。

 

(3) メンテナンス作業の属人化

文書をメンテナンスする際、文書を作成した担当者ならすぐわかるような矛盾点なども、ほかの担当者が作った文書だと気づきにくいこともありました。1人で作業をしているときはいいのですが、複数人で作業をしようとするとかえって効率が悪くなったり、ミスが発生したりといった懸念があり、いわば属人化しかねない状況でした。

 

 

フローダイアグラムの作成・修正が容易で、文書間の整合性を容易に確保できる点を評価

–　HACCPクリエータを導入した経緯を教えてください。

HACCP文書を効率的に作成・修正する方法はないか調べてみたところ、HACCPクリエータのサイトを見つけました。以前、業界紙の広告でも見たことがあり、導入を検討するためサン・プラニング・システムズに連絡をして、特別に試用版を提供してもらいました。

 

–　HACCPクリエータに興味を持った理由を教えてください。

HACCP文書の作成・修正に特化した専用ツールであるということが最大ポイントでした。逆に、HACCP文書の作成・修正を効率化する製品をほかに見つけることはできず、コンサルタントに問い合わせてみても同様でした。

 

–　HACCPクリエータの導入を決めた理由を教えてください。

試用版を使ってみて、手間と時間がかかっていた作業を効率化できることが確認できました。具体的な評価ポイントは、次の2点です。

 

(1) フローダイアグラムの作成・修正が容易で、作業時間を短縮できる

 

使い勝手の良さに驚きました。特に、優れた作図機能によりフローダイアグラムを簡単に作成・修正することができるので、作業効率を大幅に短縮できると期待しました。

 

–　具体的には、どのような機能が便利なのでしょうか。

たとえば工程を削除・追加・変更する際、表計算ソフトでは接続線の処理が非常に面倒でしたが、HACCPクリエータではとても簡単に扱うことができます。また、連番なども自動で振り直されるので、作業時間が短縮され、ミスも減り、やり直しも簡単にできるようになります。

 

また、専用の図形集が用意されているので、すぐにフローダイアグラムを描き始めることができるのもとても便利です。

 

 

(2) フローダイアグラムの作成・修正が、ハザード分析表やOPRP/CCP管理表へと自動で反映される

 

HACCPクリエータでは、作成したフローダイアグラムに直接関連情報を登録でき、ハザード分析表やOPRP/CCP管理表を簡単に出力できます。ハザード分析表やOPRP/CCP管理表の作成・修正作業が、実質的に不要となりました。

 

 

逆に、ハザード分析表やOPRP/CCP管理表を修正すれば、その情報も反映されるので、3つの文書の整合性を気にしたり、重複した内容を記載したりする必要がなくなります。

 

 

現場主導で食品安全マネジメントに取り組むきっかけとなったHACCPクリエータの導入

–　最初に1ライセンスを導入し、その後、追加で3ライセンスを購入されていますが、その理由を教えてください。

以前は、HACCP文書に修正や追加をする際、(1)ヒアリングを受けて、(2)文書を修正してもらい、(3)それを確認する、という流れでしたので、修正のために打ち合わせの時間を調整し、都度、修正内容を確認して、また打ち合わせをするというのは意外に時間が取られ、手間もかかり負担となっていました。

 

表計算ソフトで作業しているときには、自分たちで作業したいという声は聞こえてこなかったのですが、HACCPクリエータを使っている様子を横から見ていて、これなら簡単に使えそうだと思ったようです。

 

そのため、業務を良く理解している現場が直接作業してしまったほうが効率的で、内容の精度も高まるのは明白でしたので、各グループで作業ができるよう3ライセンスを追加しました。

 

–　導入時、苦労したことなどありましたか。

苦労というわけではないのですが、表計算ソフトで作図したフローダイアグラムはそのまま利用できなかったので、結局は書き直しとなりました。しかし、作図作業は格段に簡単でしたので、大きな負担とは感じませんでした。

 

また、使い勝手が良いので自己流で使ってしまっているのですが、今となって振り返れば作業者が複数になったので、最初に使い方のトレーニングを受けておいても良かったかと思いました。

 

–　導入効果について教えてください。

フローダイアグラムの作成・修正や同じ内容を繰り返し記載するといった単純作業から解放され、作業が簡素化されたことで、 思考が中断されず集中して作業へ取り組むことができるようになりました。客観的に計測したわけではないのですが、作業負荷で見れば1/10ぐらいに軽減されたと感じています。

 

また、ライセンスの件で話をしましたように、現場主導でHACCP文書の管理・運用ができるようになったことも副次的な導入効果だと捉えています。FSSC22000認証に限らず、規格認証は組織に浸透しなければ形骸化してしまい、本来であれば防ぐことができる事故やトラブルを招くことになりかねません。

 

今回、HACCPクリエータの導入は、現場が中心となって食品安全マネジメントに取り組んでいくあるべき姿を推し進める重要なターニングポイントになりました。

 

今後の拡張予定とサン・プラニング・システムズへの評価と期待

–　今後の拡張予定などがあれば教えてください。

HACCPクリエータには、各工程にドキュメントを紐付けすることもできますので、現場の作業マニュアルとリンクを設定することで、体系的に管理できる仕組みを確立できれば理想的だと考えています。

さらには、本巣工場での取り組みが成果を上げているので、揖斐川工場でも導入を検討しています。

–　サン・プラニング・システムズへの評価と期待を教えてください。

HACCPクリエータのようなツールは、直接的に売上の向上やコストの削減へと結びつかないことも多く、導入効果が理解されにくく、またその説明も容易ではない部分もあります。

 

そういうところをうまく解消してくれる　ノウハウみたいな部分もサポートしてもらえると、導入もスムーズに進むと思いますので、製品の機能や使い勝手の向上とあわせて、今後期待するところではあります。

 

また、今後も継続的に食品安全マネジメントの活動を続けていかなければなりませんので、さらなるサポートの充実や最新情報の提供などにも期待しています。

この度、『HACCPクリエータ』をご導入頂いた、株式会社紀文食品 東京工場様より、東京工場品質管理室長 佐々木儀夫様に、『HACCPクリエータ』の導入の目的や導入前の課題についてお話を伺いました。

 

導入前の背景

株式会社紀文食品 東京工場様では、食品安全規格として総合衛生管理製造過程及び対米・対EU HACCPの認証を取得していました。これらを運用していくにあたり、幾つかの課題を抱えていました。

 

— 導入前にはどのような課題を抱えていましたか？

人事異動などにより常にHACCPのソフトの面（HACCP計画の見直しや文書の作成・更新及び HACCPに関する教育など）に対応することができず、「どこに文書があるか分からなくなる」、「どこまで文書を更新したのか分からなくなる」、「どうしても人によってHACCPに関する力量に差が出る」、また、文書を膨大な量の紙で管理していたため、「最新版の管理が難しい」といった等のさまざまな問題がありました。こういった問題を解消できるものはないかと、従来からいろいろ情報収集をすることにより探していました。

 

 

導入の目的・理由

— 『HACCPクリエータ』の第一印象はどう感じましたか？

第一印象は正直言って「使えそうだな」と思いました。HACCPの基本形ができており、後は自社の HACCPのやり方に合わせられるかが重要でした。既成のパッケージソフト等はそのやり方に合わせなければならず、自社のHACCPを歪めることになりますが、『HACCPクリエータ』なら、HACCPの基本形＋カスタマイズにより、自社のHACCPを歪めずにシステム運用できるので、すぐに「使える」と 感じました。

 

— 『HACCPクリエータ』の導入の目的・理由を詳しく教えていただけますか？

「価値を生まない作業に対して、時間を掛けることを避けたい」

新規商品の導入や日々のHACCP計画の見直しの際には、文書の作成や修正が必要になりますが、今までは ワードやエクセルを使っており、その作業に非常に時間が掛かっていました。　特にフローダイアグラムの対応は、修正の度に図形が動いたり、線の引き直しが必要になったり、その中でも線跨ぎは更に時間がかかっていた作業ですが、『HACCPクリエータ』ならこの辺の対応が非常に簡単できるというところは特に目を引きました。文書の作成や更新は認証対応上、必要な作業なので、しっかりと対応しなければならなく、時間短縮を図れる方法があれば採用していきたいと考えていました。

 

「文書の電子管理化で文書検索と最新版管理をできるようにしたい」

膨大な量の紙を管理しており、文書を探すのに時間が掛かったり、最新版管理が上手くいっていませんでした。実際に起こったことですが、文書の改訂中に担当者が異動になり、その担当者の改定の履歴が分からなかったり、属人的なやり方をしていた部分が有り、 引き継ぎが上手くできなかったことがありました。『HACCPクリエータ』は操作が簡単なので、文書管理の属人化を解消したり、電子管理化によって文書の検索も可能になり、更に紙の文書も最低限の管理で済むと思っています。

 

「教育の材料として使うことで従業員のHACCPのスキルを標準化したい」

『HACCPクリエータ』であれば、ワード・エクセルに比べて文書の作成・修正を素早く簡単に行うことができるので、文書の作成・修正を行いながら（一緒にその画面を見ながら）、議論をすることを通じて、教育もできると思いました。最終的にはHACCPに関するスキルの統一化・標準化に使えると思っています。

 

 

カスタマイズについて

— 導入にあたり幾つかのカスタマイズを施していますが、どういった工夫なのでしょうか？

自社のフォーマットへの対応

これまでの自社のHACCPの運用をそのまま出来るように、ハザード分析表等の管理表類のフォーマットを修正しました。

 

一度の情報登録で３種類のアウトプットを出せるように

東京工場では総合衛生管理製造過程と対米・対EU HACCPの認証を取得しておりますが、これらは同じ内容を指していても、表現の仕方が違うといった差異があります。これまではそれぞれの認証に合わせた文書を個別に作成・管理しておりましたが、それを避けるために一度の情報登録でそれぞれの認証に即した書式の文書を出力できるようにカスタマイズしました。

 

SSOP表の統合管理

HACCPクリエータを利用して、SSOP（衛生標準作業手順）に関する情報も管理することで、さらなる管理の効率化に取り組もうとしています。ゆくゆくはQC（ISO9001）の情報等も併せて管理していけるようにできたらと考えています。