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【業務プロセス可視化事例】現場の業務理解度が向上 – 東京東信用金庫様2017-06-26T11:46:40+00:00

Project Description

業務プロセスの可視化で現場の業務理解度が向上事務リスクを未然に防ぐ体制を実現

東京東信用金庫では、iGrafxを活用して規程文書を内部統制文書から事務取扱要領まで、組織的に改善を継続していく体制を実現している。導入の経緯と効果について話を伺った。

 

東京東信用金庫
東京東信用金庫

■所在地: (本店)東京都墨田区東向島2-36-10、(本部)東京都墨田区両国4-35-9
■設立: 1945年12月15日
■出資金: 26,103百万円
■職員数: 1,501人
■事業内容:  (1)預金及び定期積金の受入れ、(2)資金の貸付及び手形の割引、(3)為替取引、(4)債務の保証又は手形の引受け、(5)有価証券の売買、有価証 券指数等先物取引、有価証券オプション取引又は外国市場証券先物取引、(6)有価証券の貸付、(7)国債証券、地方債証券若しくは政府保証債券の引受け及 び国債証券等の募集の取扱い、(8)金銭債権の取得又は譲渡、(9)日本銀行、株式会社日本政策金融公庫等の代理業務、(10)国、地方公共団体、会社等 の金銭の収納その他金銭に係る事務の取扱い、(11)有価証券、貴金属その他の物品の保護預り、(12)両替、(13)金融先物取引等、(14)金の取扱 い、(15)保険商品等の募集、(16)地方債又は社債その他の債券の募集又は管理の受託、(17)担保付社債信託法により行う担保付社債信託業務、 (18)スポーツ振興くじ(toto)の払戻し

 

もくじ
  1. 東京東信用金庫の概要
  2. 内部統制をはじめ、業務規程や事務取扱要領の作成・共有にiGrafxを利用
  3. 内部統制の文書化:110種類にもおよぶ内部統制文書をiGrafxで作成
  4. 業務規程の整備:iGrafxで業務規程文書と内部統制文書を一元管理
  5. 変更履歴が残るので、組織的にドキュメントのメンテナンス作業を進めることが可能に
  6. 事務取扱要領の整備・運用:顧客の利便性向上と業務の効率化、リスク管理の徹底を目指す
  7. 業務を正確に表現できるようになり、情報の質が高まった
  8. サン・プラニング・システムズへの評価と期待

 

東京東信用金庫様の事業概要

–東京東信用金庫様の事業概要について教えてください。

東京東信用金庫両国本部 (写真提供:東京東信用金庫)

東京東信用金庫両国本部
(写真提供:東京東信用金庫)

当庫は東京スカイツリーの完成で活気づく東京都・墨田区をはじめ、江東区・葛飾区・江戸川区を中心に、地元密着型の信用金庫として、安定した経営基盤と高い収益力を基盤に金融サービスを提供しています。

営業店舗は、東京都内のほか、埼玉県、千葉県に計68か所を展開しており、12か所の出張所、17か所の店舗外ATMコーナーも設けています。職員数は約1,500名です(平成24年3月31日現在)。

下町という土地がらもあり、中小企業育成や地域の活性化には特に力を注いでおり、代表的な例としては、毎年『ひがしんビジネスフェア』を主催しています。 地元地域で活力ある営業を行っている企業や団体などが、製品の展示や商品を販売するのはもちろん、ビジネスマッチングを通じて、地域の活性化を目指すことを目的としたイベントで、2008年から相撲の殿堂である両国国技館で開催しています。

 

内部統制をはじめ、業務規程や事務取扱要領の作成・共有にiGrafx アイグラフィックス を利用

–iGrafxの利用状況について教えてください。

当庫では、主に次の業務でiGrafxを利用しています。

  1. 内部統制の文書化
  2. 業務規程の整備
  3. 事務取扱要領の整備・運用

それぞれの業務によって利用状況は異なりますが、プロセスを可視化する文書化・文書のメンテナンスを行うツールとして「iGrafx FLOWCHARTER」を、文書化された規程や要領といったドキュメントを効率的に管理・共有するシステムとして「iGrafx PROCESS CENTRAL」を利用しています。

 

内部統制の文書化:110種類にもおよぶ内部統制文書をiGrafxで作成

–ではまず、「内部統制の文書化」から詳細を教えてください。

(事務本部 常勤理事 本部長 東海枝 実氏)

「iGrafxの内部統制文書化アドオンツールを使用して、内部統制の3点セットを作成しました」(事務本部 常勤理事 本部長 東海枝 実氏)

2008年、信用金庫における法的義務はありませんでしたが、理事会の方針により法令遵守とリスク管理に関する態勢の整備を進めるため、内部統制の文書化に取り組むことになりました。

iGrafx FLOWCHARTERとその内部統制文書化アドオンツールである「SOX+(ソックスプラス)」を使用して、内部統制の3点セットと総称される「業務フロー」、「業務記述書」、「RCM」を作成しました。

 

–文書化ツールとしてiGrafx FLOWCHARTERを採用した理由を教えてください。

内部統制を実施するにあたりコンサルティングを受け、文書化テンプレートなどの提供も受けましたが、文書化したプロセスは最終的に110種にもおよびました。

これだけの数の文書を作成し、管理・メンテナンスをワープロや表計算ソフトなどを使用して作成するのは簡単なことではなく、効率的に内部統制文書を作成するためのツール的なものが不可欠でした。

iGrafx FLOWCHARTERは業務フロー図が容易に作成できるなど使い勝手に優れ、体系図からリンクで文書体系を一元的に管理できます。文書の新規作成はもちろん、メンテナンスのしやすさも評価し、導入を決めました。

 

業務規程の整備:iGrafxで業務規程文書と内部統制文書を一元管理

–次に「業務規程の作成・整備」について教えてください。

(事務部 事務企画担当 特別推進役 礒部 毅彦氏)

「効率的かつ組織的にドキュメントのメンテナンス作業を進めることができるようになりました」(事務部 事務企画担当 特別推進役 礒部 毅彦氏)

業務の幅は年々広がり、取扱商品も増加しています。そのため、継続的な業務の見直しや改善、内部統制文書に基づくリスク管理、そしてそれらにともなう業務規程文書の管理やメンテナンス作業など、本部の各担当者にかかる負荷は増加する一方でした。

しかも当庫では、これまで合併・統合を繰り返してきた経緯もあり文書の分量がとても多く、業務規程文書に加えて内部統制文書を管理するとなると、これまでと同じ体制で対応することが難しいことは明らかでした。

一方、これら2つのドキュメントは役割こそ異なるものの連動している部分も少なくありません。逆に連携して活用することができれば、監査資料としてだけで なく現場の業務マニュアルとなる事務取扱要領やその研修資料、さらには業務改善のための基礎資料としても発展させることができると考えました。その仕組み と体制を構築するために、iGrafx PROCESS CENTRALを導入しました。

 

–以前は、どのように業務規程文書を管理しており、
どのような課題があったのでしょうか。

ドキュメントの電子化はしていましたが、基本的には種類別・番号別にただ並んでいる状態です。体系化されていないので業務に精通した特定の職員にしか取り扱えない、まさに属人化と言われる状況でした。

そのため、ある業務について調べたりメンテナンスをしようとしたりしても、どの文書のどこに関連した項目が記載されているのかもわかりにくく、効率的かつミスや漏れがないように作業を進めることが容易ではありませんでした。

 

業務規程文書の管理画面例

業務規程文書の管理画面例

 

変更履歴が残るので、組織的にドキュメントのメンテナンス作業を進めることが可能に

–iGrafx PROCESS CENTRALで、
どのようにドキュメントを管理しているのか教えてください。

(事務部 事務企画担当 副部長 山口 豊嗣氏)

「業務フロー図をベースに、内部統制文書や業務規程文書を紐付けして、呼び出せるようにしています。」(事務部 事務企画担当 副部長 山口 豊嗣氏)

iGrafx FLOWCHARTERで作成した業務フロー図をベースに、内部統制文書や業務規程文書を紐付けして一元的にドキュメントを管理しており、業務フロー図から関連するドキュメントをすぐに呼び出せるようになっています。

また各営業店では、業務フロー図から関連する規程文書をWebブラウザで閲覧できるようになっています。

 

–iGrafx PROCESS CENTRALを選定したポイントを教えてください。

基本的なドキュメント管理・共有に機能が限定されているので、シンプルで使いやすく、コストパフォーマンスに優れている点が評価ポイントになりました。比較検討したドキュメント管理システムの中には、システム購入費だけで5倍以上の金額となる製品もありました。

 

–どのように業務は改善されましたか。

だれが、いつ、どこを修正したという変更履歴が残るので、効率的かつ組織的にドキュメントのメンテナンス作業を進めることができるようになりました。

規程を改訂する際も、影響の範囲を確実に把握できるようになりました。実際、業務フローを作成していた現場の担当者からリスクに関する指摘や意見が上がっ てくることもあり、「業務が可視化」されたことで理解が深まり、意識の変化も見られるようになっています。

 

業務フロー図の画面例

業務フロー図の画面例

 

事務取扱要領の整備・運用:顧客の利便性向上と業務の効率化、リスク管理の徹底を目指す

–では最後の「事務取扱要領の作成・整備・運用」について教えてください。

事務部 事務管理担当 副部長 大島 真代美氏)

「生産性を向上させ、お客様の利便性を高めるため、事務取扱要領を見直しました」(事務部 事務管理担当 副部長 大島 真代美氏)

これまでの事務取扱要領はほぼ文章だけで構成されており、お世辞にもわかりやすいものだとは言えないものでした。また、読み返してみると内容にあいまいな部分もあり、一部ローカルルールで運用されている業務もありました。

そのような状況では、現場の生産性を高め、お客様の利便性を向上させることは容易ではなく、営業店ごとに業務のムラも発生してしまいかねません。

どの営業店でも、どの担当者でも、品質の高いあるべきサービスを提供するとともに、リスク管理の徹底を図るためには、事務取扱要領の体系的な見直しを図り、より正確で、よりわかりやすい内容へと見直す必要があると考えました。

また事務取扱要領の見直しは、現場への指導を強化・徹底するいい機会となります。

事務取扱要領の元となる業務規程文書を管理・改善していく仕組みと体制が確立されたことから、本格的に取り組むことになりました。

 

–業務規程文書の見直しにiGrafx PROCESS CENTRALを導入した理由を教えてください。

(事務部 事務サポート担当 副部長 高橋 浩美氏)

「効率的に作業を進めることができるので内容に集中できます」(事務部 事務サポート担当 副部長 高橋 浩美氏)

業務規程文書と同様、業務フロー図を中心に関連するドキュメントを管理・メンテナンスできること。そして、営業店においてWebブラウザで簡単に閲覧でき るiGrafx PROCESS CENTRALは、事務取扱要領の整備・管理においても有用だと判断しました。

 

–使い勝手はいかがですか。

最初、慣れるまでは手探りで作業を進めることもありましたが、慣れるととても使いやすく、ほかのツールで作成すると面倒な業務フロー図をとても簡単に作成できるようになりました。

また業務フロー図の修正時、自動で矢印がつながったりフローのサイズや位置が自動で調整されるなど、効率的に作業を進めることができるので内容に集中できます。

フロー全体を見ながら作業ができるので、誤りや矛盾点などにも簡単に気がつけるようになりました。

 

画面遷移イメージ

画面遷移イメージ

 

業務を正確に表現できるようになり、情報の質が高まった

–iGrafx FLOWCHARTERで作業するようになり、
事務取扱要領はどのように変わりましたか。

(事務部 事務企画担当 調査役 佐藤 和代氏)

「現場が業務改善に、積極的になってきた気がします」(事務部 事務企画担当 調査役 佐藤 和代氏)

業務フロー図が入ることで、これまで文字の説明だけではわかりにくかった業務内容が正確に表現できるようになり、情報の質が高まりました。

また、これまでは色を使うことはほとんどなかったのですが、重要なポイントに色を付けたり、業務フロー図などをカラフルにすることで、見やすくて、わかりやすいドキュメントを作れるようになりました。

 

–現場の方の反応はいかがですか。

とても好評で、これまで理解が難しかった業務も、理解しやすくなったという声を数多く聞きますし、逆に「ここは修正したほうがいい」という提案を受けることも増えてきました。

実際に内容を確認する際も、デスクを離れなくて済むので、それだけでも作業が楽になったと言っています。

現場の声は、我々にとっても重要ですし、業務改善に積極的に取り組むようになってきた証だと思います。

 

–そのほかの導入効果などがあれば、教えてください。

(事務部 事務管理担当 証印席 吉田 千絵氏)

「研修時に何十部もの資料を配付していたのですが、その必要がなくなりました」(事務部 事務管理担当 証印席 吉田 千絵氏)

これまで研修時に何十部もの分厚い紙の資料を配付していたのですが、その必要がなくなりペーパーレスはもちろん、準備の手間も軽減されました。

 

–今後の拡張予定などがあれば教えてください。

事務取扱要領に関して、現在は約130フローを管理していますが、今後あと10フローぐらいは増えそうです。

また今後、営業店でのスマートデバイスの活用も検討していますがiGrafx PROCESS CENTRALであればスマートデバイスでも閲覧が可能なので、さらに活用の幅が広がるのではないかと思います。

 

サン・プラニング・システムズへの評価と期待

–サン・プラニング・システムズへの評価と期待を教えてください。

各フェーズの導入時にはとてもお世話になり感謝しております。いまやiGrafxは当庫の業務管理に欠かせないツールとなっていますので、引き続き手厚いサポートを期待しています。

また、さらに使い勝手の良いものになるよう、製品の機能向上にも努めていただければと思います。

株式会社サン・プラニング・システムズ BPM推進事業部 事業部長 執行役員 水谷 繁之 (右から2番目) ビジネス推進グループ マーケティング担当 市橋 憲茂(右)

株式会社サン・プラニング・システムズ BPM推進事業部
事業部長 執行役員 水谷 繁之 (右から2番目)
ビジネス推進グループ マーケティング担当 市橋 憲茂(右)

 

* 取材日時 2013年5月
* 東京東信用金庫様のWEBサイト
* 記載の担当部署は、取材時の組織名です。

 

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